Skatteverket har tagit ställning till hur kvitton ska bevaras för att de ska styrka företagets avdragsrätt för ingående moms när anställda gör inköp eller utlägg för företagets räkning.
Olika tekniska lösningar och system finns på marknaden för att elektroniskt hantera kvitton med syfte att förenkla för anställda och arbetsgivare. Genom den elektroniska hanteringen vill man slippa bevara papperskvitton när anställda gör inköp för arbetsgivarens räkning. Men det är en förenkling som kan äventyra företagets rätt att göra avdrag för ingående moms för de aktuella inköpen.
Den som bedriver momspliktig verksamhet får göra avdrag för ingående moms som avser inköp för verksamheten som gjorts från en momsregistrerad person. Avdragsrätten ska styrkas med en faktura. Med faktura avses ett dokument i pappersform eller i elektronisk form, till exempel ett kvitto, som uppfyller villkoren i momslagen för fakturor.
För att företaget ska ha rätt att göra avdrag för ingående moms på ett inköp krävs också att det är företagets eget inköp. Enligt praxis får moms inte dras av på kostnadsersättning för anställdas privata inköp.
När det gäller i vilken form fakturorna ska bevaras hänvisar momslagen till bokföringslagen. Det innebär att fakturor ska bevaras i den form de hade när de mottogs av företaget.
En anställd som använder företagets kredit- eller betalkort eller kontanter ur företagets handkassa gör ett inköp med företagets medel. När den anställde tar emot ett kvitto för inköpet gör han det för företagets räkning. Det innebär att företaget ska bevara kvittot i den form det hade när den anställde tog emot det. Det är alltså inte tillräckligt att endast bevara en inskannad kopia eller ett foto av originalet när det är framtaget på papper.
När den anställde gör inköp med egna pengar kan det i vissa fall anses att det är fråga om ett utlägg för arbetsgivarens räkning. Det gäller om det anses naturligt att arbetsgivaren står för inköpet. I sådant fall har den anställde köpt varan eller tjänsten för företagets räkning. Det kan till exempel vara facklitteratur, kost, logi och representation.
För sådana inköp ska företaget bevara kvittot i den form det hade när den anställde tog emot det.
När den anställde inte anses ha gjort ett utlägg för företagets räkning kan den ersättning som arbetsgivaren betalar till den anställde räknas som en kostnadsersättning. Den affärshändelsen är en ren betalningstransaktion som inte ger företaget någon rätt till momsavdrag. Företaget ska bevara det underlag som den anställde lämnar till företaget. Om den anställde lämnar sin reseräkning elektroniskt ska den bevaras elektroniskt.
När ett företag tar ut en kopia av ett kassakvitto ur sitt kassaregister ska kopian vara märkt med ordet kopia. Det gäller oavsett om kassaregistret tar fram kopian i pappersform eller i elektronisk form.
En anledning till att företag tar fram en elektronisk kopia av ett papperskvitto kan vara att deras kund vill använda det elektroniska kvittot som underlag för att begära ersättning från sin arbetsgivare.
Skatteverket anser att ett företag kan bevara antingen det papperskvitto som den anställde taget emot eller den elektroniska kopian av kvittot som säljaren tar fram ur sitt kassaregister och som sänds till företaget. Det gäller alltså även om kvittot är märkt med ordet kopia. Det kvittot utgör då underlag för företagets avdragsrätt för moms.
Cecilia är på tjänsteresa och betalar hotellrummet med sitt privata kreditkort. Hon får ett papperskvitto men begär att hotellet tar fram en elektronisk kopia som ska skickas till hennes arbetsgivare.
Skatteverket: Även Cecilia har gjort en resa i tjänsten, men i detta fall har säljaren utfärdat två kvitton. Det elektroniska kvittot har överförts från hotellets system till företagets system. Det innebär att det elektroniska kvittot kan bevaras som verifikation och utgöra företagets underlag för avdragsrätt för moms trots att det är märkt med ordet kopia.
Björn ska på tjänsteresa och tar taxi till flygplatsen. Han betalar taxiresan med sitt privata kreditkort. Björn skannar kvittot med sin mobiltelefon, men behåller också papperskvittot.
Skatteverket: Björn har gjort en resa i tjänsten, hans utgift för den resan kan därför anses som ett utlägg för företagets räkning. Det innebär att företaget anses ha köpt taxiresan. Det är därför det kvitto som Björn erhöll av taxichauffören som ska bevaras och som är underlag för företagets momsavdrag. Den kopia av kvittot som Björn framställt med sin mobil godtas inte som underlag.
Skatteverkets ställningstagande 2017-06-29
Företagsaktuellt nr 5 2017
En arbetsgivare som erbjuder personalen motion och annan friskvård via ett årligt bidrag, så kallat friskvårdsbidrag, kan med bibehållen skattefrihet proportionera bidraget utifrån de anställdas arbetstid. Det skriver Skatteverket i ett ställningstagande.
Anställda kan av sin arbetsgivare erbjudas skattefria förmåner i form av motions- och friskvårdsaktiviteter förutsatt att aktiviteten är av enklare slag och mindre värde och erbjuds hela personalen. Vad som är av mindre värde finns inte fastställt som belopp men som exempel ryms ett vanligt årskort på gym inom definitionen.
Det är vanligt att motions- och friskvårdsförmåner tillhandahålls i form av ett beloppsmässigt fastställt bidrag. Bidraget kan dock aldrig betalas ut kontant till den anställde, utan är enbart en beloppsmässig ram för vilka kostnader som arbetsgivaren betalar.
En arbetsgivare är inte tvungen att erbjuda sina anställda subventionerad motion eller annan friskvård. Men om arbetsgivaren erbjuder sin personal en sådan förmån måste erbjudandet riktas till hela personalen. Med ”hela personalen” avses samtliga anställda oavsett anställningsform. Det innebär att även vikarier och tillfälligt anställda ska kunna ta del av förmånen.
Särskilda arrangemang kan dock godtas för tillfälligt anställda, framhåller Skatteverket. Det innebär att alternativa möjligheter att utöva motion och friskvård som erbjuds behöver inte vara exakt likadana för samtliga anställda. Ett sådant synsätt bör enligt Skatteverket även kunna tillämpas av en arbetsgivare som tillämpar friskvårdsbidrag med visst årligt belopp.
Om de heltidsanställda under ett helt år får ett bidrag på 3 000 kr kan arbetsgivaren ge den som enbart arbetar sex månader 1 500 kr. På motsvarande sätt bör arbetsgivaren kunna ge den som arbetar deltid på 50 procent under hela året ett bidrag på 1 500 kr. Även för timanställda och projektanställda bör bidraget kunna proportioneras efter beräknad arbetstid. Vid beräkningen av arbetstid bör all arbetstid inräknas, även till exempel arbete i bostaden. Enligt Skatteverkets uppfattning är kravet på att hela personalen erbjuds förmånen då uppfyllt.
En arbetsgivare kan givetvis välja att erbjuda alla anställda på arbetsplatsen samma årliga belopp oavsett deras arbetstid, poängterar Skatteverket. Men en arbetsgivare kan inte i övrigt differentiera friskvårdsbidraget beloppsmässigt utifrån lönenivå, tjänsteställning, organisatorisk tillhörighet eller arbetsort.
När det gäller anställda som är sjukskrivna eller föräldralediga så tillhör de fortfarande personalen och bör enligt Skatteverket i detta sammanhang bedömas utifrån sin ordinarie arbetstid. Om en anställd har fullt friskvårdsbidrag när en period av föräldraledighet eller sjukskrivning inträder bör arbetsgivaren således inte reducera bidraget under perioden.
Skatteverkets ställningstagande 2017-04-12
Företagsaktuellt nr 4 2017
Under hösten måste cirka 800 000 svenska företag och föreningar anmäla verklig huvudman till Bolagsverket. Anmälan ska göras i en e-tjänst som Bolagsverket kommet att öppna i september.
Företag utnyttjas dagligen för penningtvätt och finansiering av terrorism, viket är ett stort samhällsproblem. För att bekämpa detta antog Europaparlamentet ett nytt penningtvättsdirektiv 2015. Enligt direktivet måste alla EU-länder ha ett register över vilka personer som är verkliga huvudmän. Ett sådant register underlättar till exempel för banker och finanspolisen att ta reda på vem eller vilka som står bakom ett företag.
Den eller de personer som äger eller kontrollerar mer än 25 procent av ett företag anses vara verklig huvudman. Men även den eller de personer som tjänar på att någon annan agerar åt dem kan vara verklig huvudman. Det kan finnas mer än en verklig huvudman i ett företag.
En persons kontroll över ett företag kan ske på olika sätt, exempelvis genom
Om en person äger eller kontrollerar ett företag tillsammans med närstående ska deras kontroll räknas samman. Maka, make, sambo, registrerad partner och föräldrar räknas som närstående. Det gör även barn och deras maka/make, sambo och registrerad partner.
Den verkliga huvudmannen i en grupp av flera företag är den person som kontrollerar det företag som ytterst äger företagen i gruppen.
Några exempel
Anmälan av verklig huvudman ska göras elektroniskt på sajten bolagsverket.se av den som är behörig företrädare för företaget. Anmälan ska skrivas under med e-legitimation, exempelvis mobilt BankID. Bolagsverket kommer att öppna en ny e-tjänst för detta under september.
Företag som inte kan göra anmälan elektroniskt kommer i slutet av 2017 att kunna ansöka om dispens. Om Bolagsverket beviljar dispensen skickar de ut en blankett som företaget kan använda.
Befintliga företag måste göra sin anmälan inom sex månader räknat från den 2 augusti 2017. Det datum då lagen föreslås träda ikraft. Nya företag som registreras från det datumet har fyra veckor på sig att anmäla verklig huvudman.
Även företag som kommer fram till att man saknar verklig huvudman ska anmäla detta.
En anmälan ska bland annat innehålla:
Det kommer att vara gratis att anmäla verklig huvudman till och med den 1 februari 2018. Därefter kommer Bolagsverket att ta ut en avgift.
Registreringen av verklig huvudman påverkar inte ett aktiebolags skyldighet att ha en aktiebok. Registret över verkliga huvudmän är inget aktieägarregister och ersätter inte aktieboken.
Anmälan om verklig huvudman ska göras för:
Någon anmälan ska inte göras för:
Regeringens proposition 2016/17:173 samt bolagsverket.se
Företagsaktuellt nr 4 2017
En ny lag om framtidsfullmakter ger dig en möjlighet att utse någon som kan ta hand om dina personliga och ekonomiska angelägenheter om du senare i livet inte själv kan göra det. Samtidigt införs nya regler för anhörigbehörighet.
Framtidsfullmakten är en ny typ av ställföreträdarskap som kan ses som ett alternativ till reglerna om god man och förvaltare och ett komplement till vanliga fullmakter.
En fullmakt är en förklaring av dig som fullmaktsgivare att den som tar emot fullmakten, fullmäktigen, har rätt att agera för din räkning.
Tanken med framtidsfullmakten är att den ska ge dig möjlighet att själv utse den som ska ta hand om dina personliga och ekonomiska angelägenheter om du själv varaktigt förlorat den förmågan. Det kan till exempel ske i samband med att du drabbas av en olycka, sjukdom, psykisk störning eller försvagat hälsotillstånd på grund av ålder.
Du kan fritt välja vem som ska företräda dig, bara det är en människa. Fullmaktshavaren kan därför vara en familjemedlem. Du kan även välja att utse flera personer, till exempel en fullmaktshavare för dina juridiska frågor, en annan för ekonomiska frågor och en tredje som kan bistå dig vid vårdkontakter. Beslut om åtgärder inom hälso- och sjukvård eller tandvård omfattas dock inte av framtidsfullmakten. Det gör inte heller familje- och arvsrättsliga ärenden som till exempel ansökan om äktenskapsskillnad eller upprättande av testamente.
För att du ska kunna upprätta en framtidsfullmakt krävs att du fyllt 18 år och att du är beslutskapabel. En framtidsfullmakt ska i likhet med ett testamente bevittnas av två samtidigt närvarande personer som inte är släkt med dig. Vittnena behöver inte läsa vad du skrivit i din fullmakt men de ska känna till att det är en framtidsfullmakt de bevittnar.
Av en framtidsfullmakt ska det framgå
En framtidsfullmakt, som uppfyller formkraven, träder i kraft när du som fullmaktsgivare inte längre har förmåga att ha hand om de angelägenheter som omfattas av fullmakten. Det är den du utsett till fullmaktshavare som bedömer när detta inträffar. Denne har dock inte rätt att inhämta sekretessbelagda uppgifter om ditt hälsotillstånd utan bedömningen får grundas på andra uppgifter.
Du har möjlighet att i fullmakten villkora ikraftträdandet med att det ska ske en prövning i tingsrätt. Domstolen tar då ställning till om du förlorat din beslutsförmåga i tillräckligt hög grad. Även fullmaktshavaren kan på eget initiativ begära att få denna fråga prövad av tingsrätten.
När fullmaktshavaren bedömer att framtidsfullmakten har trätt i kraft ska du och dina anhöriga underrättas om det.
Fullmaktshavaren ska vid fullgörandet av sitt uppdrag handla i enlighet med dina intressen och, om det är möjligt, samråda med dig i viktiga frågor. Du har även möjlighet att i fullmakten utse en särskild granskare som har rätt att begära redovisning av uppdraget. Även överförmyndaren i kommunen har sådan rätt och kan agera om fullmaktshavaren missbrukar ditt förtroende.
Om du inte utsett någon särskild granskare har din make/maka, sambo eller närmaste släktingar rätt att begära en redovisning av uppdraget. Sådan redovisning behöver dock inte lämnas oftare än en gång per år.
Om den du utsett till fullmaktshavare på grund av till exempel sjukdom själv drabbas av bristande rättshandlingsförmåga, kan framtidsfullmakten inte längre brukas av denne. För att förhindra att en sådan situation uppstår kan du i samband med att du upprättar framtidsfullmakten ange vem som ska vara behörig att företräda dig i stället i de angelägenheter som fullmakten omfattar.
Du kan återkalla en framtidsfullmakt så länge du är beslutskapabel. Det gör du lämpligast genom att förstöra fullmakten. Har du utsett en särskild granskare kan du ge denne behörighet att återkalla framtidsfullmakten. Även överförmyndaren har rätt att besluta om att framtidsfullmakten ska upphöra helt eller delvis.
Din framtidsfullmakt upphör automatiskt om du får en god man eller förvaltare utsedd.
Reglerna om framtidsfullmakter kompletteras med behörighetsregler för dina anhöriga så att de kan hjälpa dig med dina ekonomiska angelägenheter när det är uppenbart att du inte längre själv klarar av att sköta dem till exempel på grund av sjukdom. Det kan exempelvis vara betalning av räkningar från ditt konto. Bestämmelserna om anhörigas behörighet gäller under förutsättning att du inte företräds av god man, förvaltare eller en framtidsfullmaktshavare.
Det är i första hand din make/maka eller sambo som är behörig att företräda dig utan fullmakt. Därefter följer barn, barnbarn, föräldrar, syskon och syskonbarn i tur och ordning.
Den som avböjer uppgiften, inte är anträffbar, är under 18 år eller som själv är beslutsoförmögen eller har ställföreträdare ska inte beaktas i turordningen.
En anhörig ska handla i enlighet med dina intressen och beakta din vilja eller förmodade inställning. Han eller hon ska hålla dina medel avskilda från sina egna och dokumentera sin förvaltning i den utsträckning som är lämpligt med hänsyn till omständigheterna.
De nya reglerna träder i kraft den 1 juli 2017.
Regeringens proposition 2016/17:30
Företagsaktuellt nr 4 2017
När du hyr ut din bostadslägenhet i andra hand får du vid inkomstbeskattningen göra avdrag för den avgift eller hyra du själv betalat för uthyrd del. Skatteverket har i två ställningstaganden klargjort hur du ska beräkna avdragsgill del.
Den ersättning du får när du hyr ut din privatbostadsrätt eller hyreslägenhet i andra hand ska vanligtvis tas upp till beskattning som en kapitalinkomst. Du får göra avdrag för dels den del av den avgift eller hyra du själv betalat som avser den uthyrda delen av lägenheten och dels ett schablonbelopp som för närvarande uppgår till 40 000 kr per lägenhet och år.
Skatteverket har i ett ställnings-tagande 2010 behandlat frågan vad du får dra av när du hyr ut en avgränsad del av din lägenhet. Där skriver Skatteverket att fördelning av den egna hyran eller avgiften ska ske i förhållande till den uthyrda delens storlek av hela den egna lägenhetens storlek. Endast den delen av lägenheten som den inneboende ensam disponerar över anses ingå i den uthyrda delen, varför avdragets storlek inte påverkas av att den inneboende även kan utnyttja vissa gemensamma utrymmen.
Men det har blivit allt vanligare att en bostadslägenhet hyrs ut under en kortare period, vilket ofta sker genom ett förmedlingsföretag. Lägenheten kan därmed ha hyrts ut under ett flertal tillfällen under året.
Skatteverket klargör i ett nytt ställningstagande att det avdrag du får göra när du hyr ut din lägenhet i andra hand ska beräknas med hänsyn till dels tiden för uthyrningen och dels till om hela eller del av lägenheten har hyrts ut.
Skatteverket anser att avdraget ska beräknas för den tid som uthyrningen omfattar enligt uthyrningsavtalet. Om gästen har rätt att nyttja lägenheten mellan exempelvis klockan 18.00 dag 1 – 10.00 dag 3, så omfattar hyresperioden 40 timmar. Avdrag ska då göras för den delen av den egna avgiften eller hyran som motsvarar den faktiska hyresperioden om 40 timmar enligt hyresavtalet.
Exempel:
Eva har under året hyrt ut sin bostadsrättslägenhet (privatbostad) vid ett flertal tillfällen med varierande hyresperioder. Under året har lägenheten enligt hyresavtalen varit uthyrd under sammanlagt 1 800 timmar, vilket motsvarar 75 dagar. Evas årsavgift till föreningen är 73 000 kr. Eva får därmed dra av 73 000 kr / 365 dagar x 75 dagar = 15 000 kr.
Skatteverket anser dock att avdraget av praktiska skäl också får beräknas efter det totala antalet nätter under året som bostaden har varit uthyrd, det vill säga efter antalet övernattningar.
Exempel:
Lars har hyrt ut sin hyreslägenhet under sammanlagt 100 nätter. Årshyran för lägenheten är 96 000 kr. Lars får därmed dra av 96 000 kr / 365 dagar x 100 nätter = 26 300 kr.
Beräkningen av avdraget ska för samtliga uthyrningar under året antingen ske efter den faktiska hyrestiden eller efter antalet nätter.
Skatteverkets ställningstaganden 2010-06-22 samt 2017-05-19
Företagsaktuellt nr 3 2017
Den 1 januari 2017 sänktes momsen på vissa reparationer till 12 procent. Skatteverket har i ett ställningstagande redogjort för sin syn på vad begreppet reparation innebär och vilka varor som ska anses omfattas av den reducerade skattesatsen.
I de flesta fall råder det inte någon tvekan om en vara tillhör någon av de kategorier som omfattas av den reducerade momssatsen på 12 procent. Men det kan uppkomma gränsdragningsproblem.
Det är enbart konventionella cyklar och cyklar med mindre elektriska hjälpmotorer som är försedda med tramp- eller vevanordning som omfattas av bestämmelserna. Lekfordon som till exempel trehjulingar omfattas inte. Det gör inte heller ståhjulingar som exempelvis Segway eller elektriska rullstolar.
Med skor avses inte bara gångskor utan skor i vidare bemärkelse. Även tofflor, kängor, stövlar och andra fotbeklädnader av kraftigt material omfattas. Skor inbegriper även skridskor, slalompjäxor och fotbollsskor.
Med lädervaror förstås alla varor som till övervägande del är gjorda av bearbetad djurhud. Varor som bara har en ytbeklädnad i bearbetad djurhud men som huvudsakligen består av andra material anses inte som lädervaror. Ett exempel på sådana varor är möbler som är klädda i skinn men som huvudsakligen består av stomme och stoppning i andra material.
Med kläder förstås enligt allmänt språkbruk sådana produkter som människor bär på kroppen för att skydda sig mot kyla, väta eller värme, eller som kroppsprydnad. Förutom sedvanliga kläder omfattas handskar, huvudbonader samt även artistkläder och skyddskläder.
Med hushållslinne avses olika typer av lakan, örngott, handdukar, servetter och bordsdukar i tyg. Andra textilier som används i hemmet räknas inte som hushållslinne.
Alla slags reparationer av de aktuella varorna omfattas av den reducerade skattesatsen. Även förebyggande åtgärder och förbättringar av varorna omfattas.
Uppläggning av byxben eller av en kjol är sådan ändring av kläder som omfattas av den reducerade skattesatsen. Det gäller också om åtgärden utförs i samband med inköp av ett nytt plagg som mot separat betalning ändras för att passa. Även att sy in eller lägga ut ett klädesplagg är ändringar som omfattas av den reducerade skattesatsen.
Utlästning av en sko innebär en anpassning av skon så att användningstiden förlängs och omfattas därför av den reducerade skattesatsen.
Undersökningar av en vara i syfte att identifiera eventuella behov av reparation ska ses som sådana förebyggande åtgärder som också omfattas av den reducerade skattesatsen 12 procent. Detta gäller även om undersökningen visar att ingen reparation behövs eller om kunden av någon anledning väljer att inte låta utföra reparationen.
Förbrukningsmaterial som tråd och lim som används vid reparationen ska ses som en underordnad del av reparationstjänsten. Detsamma gäller kompletterande material som stycken av läder eller tyg som tillförs varan vid reparationen. När förslitna eller defekta delar av en vara byts ut mot nya delar i samband med reparationen ska de nya delarna normalt också ingå i reparationen.
Skatteverkets ställningstagande 2017-02-15
Företagsaktuellt nr 3 2017
